Работа секретарей, секретарей-референтов, помощников руководителей, относящихся к разряду «штабного персонала», имеет важное значение для организаций. Если проследить тенденции развития самых различных фирм, компаний и т.п. в течение последнего столетия, то можно отметить, что количество обслуживающего персонала постоянно росло. Следует отметить, что такое явление не расценивалось как простое раздувание штатов, поскольку эффективно работающая организация требует сведения к минимуму денежных издержек и полной загрузке всех участников трудового процесса.
Цель нашей статьи помочь в подборе квалифицированных секретарей, ведь из-за плохой работы секретаря может остановиться работа всей организации.
Для начала давайте разберемся, КТО ВАМ НУЖЕН:
Секретарь-reception
Данная позиция существует, как правило, в крупных компаниях, где, помимо секретарей на reception, есть много других видов секретарей. Требования, предъявляемые к кандидатам на эту позицию, минимальны. Обычно это молодые девушки в возрасте от 19 до 23 лет с приятным голосом и привлекательной внешностью, недавно окончившие школу и поступившие в институт или уже имеющие среднее специальное образование. Опыт работы для этой должности практически не требуется. В обязанности такого секретаря входит прием и переадресация входящих звонков, консультирование клиентов, работа с ПК и оргтехникой.
Такая работа ориентирована на тех, кто только начинает свой трудовой путь, позволяя развить навыки, необходимые для дальнейшего продвижения или в рамках данной компании, или для перехода на другую, более высокую должность в другой фирме, например, секретаря отдела или офиса.
Секретарь отдела/офиса
Секретарь отдела/офиса - наиболее часто встречающаяся должность в компаниях. В зависимости от размера фирмы на секретаря накладывается ряд обязанностей: прием телефонных звонков, закупка канцелярских товаров, делопроизводство, консультирование клиентов по телефону, встреча посетителей. В небольших фирмах такой сотрудник может совмещать сразу несколько должностей; например, частично заниматься кадровыми вопросами, быть помощником менеджера или бухгалтера. Требования, предъявляемые компаниями к кандидатам на данную позицию, прежде всего зависят от уровня фирмы, а также от претензий руководителя. Представитель данной позиции -это женщина в возрасте 23-35 лет с высшим или незаконченным высшим образованием, уверенный пользователь ПК, обладающая опытом работы от года, навыками делопроизводства и машинописи, а также работы с оргтехникой.
Секретарь-референт
К стандартным секретарским обязанностям этого сотрудника добавляются такие функции, как выполнение поручений руководителя, планирование его рабочего времени, подготовка совещаний и встреч. Судя по публикуемым объявлениям, работодатели хотят видеть на данной позиции женщину 23-35 лет с высшим образованием, имеющую опыт работы секретарем от года и навыки работы с ПК на уровне уверенного пользователя.
Секретарь-делопроизводитель
Подобный специалист требуется в компаниях, имеющих значительный объем документооборота. В обязанности секретаря-делопроизводителя входит организация документооборота фирмы: учет входящей и исходящей документации, работа с архивом и различными базами данных. В качестве кандидатов на данную должность в большинстве случаев рассматриваются женщины в возрасте от 23 до 40 лет, с высшим, желательно профильным, образованием (архив, документоведение) и опытом работы секретарем-делопроизводителем от двух-трех лет.
Офис-менеджер
Позиция офис-менеджера наиболее востребована в крупных фирмах, владеющих значительными офисными площадями. Его основные обязанности заключаются в «жизнеобеспечении» офиса: закупка канцелярских товаров, организация работы уборщиц, курьеров, водителей и другого младшего обслуживающего персонала. Офис-менеджер по мере необходимости организует и ремонтные работы. Нередко на него ложится обязанность по организации питания сотрудников. Главным требованием для соискателя данной позиции является опыт работы не менее трех лет, из которых обязателен год работы в должности офис-менеджера.
Личный помощник руководителя
Высшей ступенью секретарской карьеры считается должность личного помощника руководителя. Практически это второе лицо фирмы, ведь именно помощник является связующим звеном между персоналом и директором. Прежде чем попасть на стол руководителя, вся информация оценивается по степени важности личным помощником, и только он решает, в какой момент представить ту или иную «бумажку» руководству. На личного помощника возлагается ответственность за планирование рабочего времени руководителя, организацию встреч и совещаний. Вполне естественно, что требования, предъявляемые к соискателям этой должности, довольно высокие. Помимо профессиональных и деловых навыков, особое внимание уделяется внешнему виду кандидата. Немаловажное значение имеет и психологическая совместимость секретаря с руководителем, отсюда - требование к повышенной стрессоустойчивости.
Наталья КИСЛОВА, Марина КИРАЙДТ