До конца 2011 года документом, регламентирующим вопросы кассовой дисциплины, являлся Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. С 1 января 2012 года вступило в силу Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение), утвержденное ЦБ РФ 12.10.11 № 373-П.
Теперь положение распространяется как на юридических лиц, так и на индивидуальных предпринимателей (далее - ИП).
Для организаций изменения, в целом, положительные. Так, юридические лица больше не обязаны оборудовать кассовые комнаты. До принятия нового Положения кассу приходилось оборудовать определенным образом: устанавливать сейф, делать специальное окошко для выдачи денег и пр. Теперь организации и ИП будут самостоятельно следить за сохранностью денежных средств в кассе.
Лимит кассы будут устанавливать сами организации. В новом Положении, как и в прежнем Порядке ведения кассовых операций, предусмотрена обязанность по соблюдению лимита остатка наличных денежных средств. Но есть одно существенное новшество. Если раньше максимально допустимую величину утверждал банк, то теперь компании и предприниматели делают это самостоятельно. Размер лимита закрепляется распорядительным документом, например, приказом руководителя. Этот документ хранится в организации или у ИП в порядке, который они сами для себя установили. В приложении рассказывается, по каким формулам он определяется величина кассового лимита.
При этом можно учитывать в расчете периодичность сдачи денег в банк. Фактически ЦБ разрешил сдавать выручку один раз в семь дней (а в некоторых случаях и 14 дней). И накопление денег сверх лимита допускается не только в дни выплаты зарплаты, как раньше, но и в выходные (праздничные) дни, если в этот день организация осуществляет кассовые операции. Кроме того, выплата заработной платы теперь может осуществляться в течение пяти рабочих дней, а не трех, как было раньше.
Попытки Центробанка распространить прежний Порядок на ИП производились неоднократно, поэтому, готовя новое Положение, ЦБ включил ИП наравне с остальными юридическими лицами. Теперь ИП обязаны: оформлять кассовые операции приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами; обеспечивать наличие кассовых документов и других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ; вести кассовую книгу.
Кроме того, ИП должны хранить на банковских счетах и банках наличные деньги сверх установленного лимита. Однако остается непонятным, как быть тем предпринимателям, которые работают без расчетного счета. При этом следует помнить, что теперь наличные денежные средства не могут бесследно исчезать из кассы ИП. Получается, что личные средства ИП попадают под контроль.
По новому Положению изменились правила выдачи подотчетных сумм. В прежнем Порядке ведения кассовых операций говорилось, что выдавать наличные деньги под отчет нужно в размерах и на сроки, определенные руководством компании. На практике директор своим приказом утверждал перечень сотрудников компании, которым разрешалось выдавать деньги, и сроки, по истечении которых необходимо отчитаться. В новом Положении предусмотрен иной алгоритм. Теперь чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление. Соответственно, приказ со списком подотчетных лиц издавать не надо.
За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена административная ответственность (ч. 1 ст. 15.1 КоАП). По ранее действующему порядку предусматривались материальная и дисциплинарная ответственность.